Cession d’une étude notariale : une opération complexe

Lors d’un décès, retraite ou démission d’un notaire, plusieurs procédures sont engagées. Il s’agit d’un transfert de l’étude notariale du notaire cessionnaire au notaire remplaçant. De par sa qualité de fonctionnaire public tout en exerçant une profession libérale, ces deux facteurs étant complètement divergents mais indissociables dans la procédure de cession qui passe par plusieurs étapes :

• La cession automatique des biens immeubles de l’étude 
• L’attribution des éléments corporels et incorporels liés au fonctionnement de l’étude (avec indemnité)
• La remise par la personne concernée ou par ses héritiers, (sans indemnité) des minutes et répertoires, expéditions, testaments olographes… au notaire remplaçant 
• L’évaluation de l’actif
• L’affectation des archives

Cependant, durant la période de l’évaluation de l’actif de ladite étude par le Conseil national des notaires, il est essentiel que cette dernière poursuive ses activités de manière optimale sans y apporter aucun changement. De ce fait, les actifs mobiliers liés à l’étude reviennent de droit au cessionnaire tandis que les biens mobiliers corporels et incorporels sont indispensables pour la bonne marche de l’étude et la perpétuation de ses activités.

Quant à l’affectation des archives, c’est le ministère de la justice qui jouit de la compétence d’affecter les archives au notaire concerné. D’après la loi du 5 juillet 2012 : En cas de suspension temporaire de l’activité du notaire, l’ensemble des archives ainsi que les minutes des  actes, les registres officiels, les legs et les documents comptables relatifs à cette étude sont remises au notaire remplaçant.

Dans le cas du décès du notaire, le président du Conseil régional des notaires ou l’autorité local sont dans l’obligation d’informer dans l’immédiat le procureur du Roi près du tribunal de première instance dans le ressort duquel se situe l’étude du notaire décédé.